Genel Kurul Öncesi Bilinmesi Gereken 14 Madde
Apartman veya site yönetimi sürecinde, genel kurul toplantılarının hazırlığı yasal zorunluluklara uygun ve detaylı yapılmalıdır. Şehir Yönetim olarak, Kat Mülkiyeti Kanunu çerçevesinde yöneticilere ve kat maliklerine yol gösterecek 14 maddeyi açıklıyoruz. Bu süreçte, genel kurul toplantı hazırlıklarını anlamak ve kanun çerçevesinde yasal prosedürleri takip etmek için işte bilmeniz gerekenler:
1. Yönetim Planını Okuma ve Anlama (Madde 28)
Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 28. maddesi, yönetim planının apartman veya site yönetiminin "anasözleşmesi" olduğunu belirtir. Bu plana göre yöneticiler, mülkiyet sahiplerinin hak ve sorumluluklarını gözetmelidir. Genel kurul öncesi, mevcut yönetim planının detaylı okunması, gündem maddeleri oluşturulurken kanun ve plana uygun hareket edilmesini sağlar. Eskişehir’de site yönetimi için yönetim planının bilinmesi, yönetici ve kat malikleri arasındaki iletişimi düzenler.
2. Dönem Sonu Mali Raporların Hazırlanması ve Denetim (Madde 41)
Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 41. maddesi, yönetimlerin her mali dönemin sonunda mali raporlarını hazırlamasını ve bu raporların denetlenmesini zorunlu kılar. Mali tablolar ve faaliyet raporları, yönetim işleyişinin açık bir şekilde anlaşılmasına katkı sunar. Yönetim, hazırlanan mali raporları denetim kurulu veya bağımsız denetçi tarafından incelettirerek şeffaf bir yönetim tarzını benimsemelidir.
3. Toplantı Tarihlerinin Belirlenmesi (Madde 29)
Genel kurul tarihi, Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 29. maddesi doğrultusunda belirlenir. Kanuna göre genel kurul toplantıları her takvim yılının ilk ayı yapılmak zorunda değildir; yönetim planına göre de düzenlenebilir. Eskişehir apartman yönetimi için Şehir Yönetim olarak, uygun bir tarihin belirlenmesi ve tüm kat maliklerinin uygun zamanda toplantıya çağrılması adına süreci titizlikle yürütüyoruz.
4. Olağan Toplantı Çağrısının Hazırlanması (Madde 29)
Yıl içinde yapılacak olağan genel kurul için çağrı yapılmalıdır. Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 29. maddesi gereğince, toplantı tarihi, yeri ve saati açıkça belirtilmeli ve kat maliklerine toplantıdan en geç 15 gün önce bildirilmelidir. Bu bildirimde, toplantının yapılacağı yer ve zaman gibi bilgilerle birlikte görüşülecek konular (gündem maddeleri) detaylı olarak belirtilmelidir.
5. Toplantı Yeri, Gün ve Saatinin Belirtilmesi (Madde 29)
Toplantının yapılacağı yer, gün ve saati, çağrı metninde net olarak ifade edilmelidir. Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 29. maddesine göre, yeterli çoğunluk sağlanamazsa ikinci toplantının yapılacağı tarih ve yer de belirtilmelidir. Şehir Yönetim olarak, maliklerin rahatça katılabilecekleri bir zaman ve yerde toplantıyı düzenliyoruz.
6. Çağrı Tebliği Yapma (Madde 29)
Kat Mülkiyeti Kanunu, toplantı çağrısının kat maliklerine elden imza karşılığı teslim edilmesini veya taahhütlü posta yoluyla bildirilmesini öngörmektedir. Bu süreç, çağrının maliklere ulaştırıldığının kanıtlanabilir olmasını sağlar. Yönetim tarafından tüm maliklerin çağrıyı aldığından emin olunması, süreçte oluşabilecek hukuki sorunları önler.
7. Mali ve Faaliyet Raporlarının Sunumu (Madde 41)
Genel kurulda, geçmiş döneme ait gelir-gider raporları, faaliyet raporları ve denetim raporu gibi belgeler hazır bulundurulmalıdır. Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 41. maddesi kapsamında, mali raporların sunulması, yönetim şeffaflığı açısından önemlidir. Eskişehir site yönetimi hizmetlerinde mali raporların düzenli hazırlanması, kat maliklerinin yönetim sürecine güvenini artırır.
8. Toplantı Akışının Düzenlenmesi ve Güvenliği
Toplantının verimli geçmesi için, toplantı akışının düzenli bir şekilde ilerlemesi sağlanmalıdır. Gündem sırasının ve oylamaların düzgün yapılması, toplantı sürecinin etkin bir şekilde yönetilmesini sağlar. Şehir Yönetim olarak, toplantının baştan sona verimli geçmesini sağlamak için gerekli önlemleri alıyoruz.
9. Karar Yeter Sayıları, Vekalet Sınırları ve Oy Kullanma Hakları (Madde 30)
Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 30. maddesi, karar alınması için toplantıya katılan maliklerin veya vekil sahiplerinin oy yeter sayısını belirler. Toplantıda temsilciyle oy kullanacak maliklerin vekalet belgeleri yasal geçerlilik taşımalıdır. Oy kullanma sınırlarının bilinmesi, kat malikleri arasındaki oy dengesini korumak açısından önemlidir.
10. Yönetici Seçimi ve Çoğunluk Şartı (Madde 34)
Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 34. maddesi uyarınca yönetici veya yönetim kurulu, toplantıya katılan maliklerin sayı ve arsa payı çoğunluğu ile seçilir. Bu madde, genel kurulda yöneticinin yasal bir çerçevede seçilmesini sağlar ve yönetim görevlerinin yetkin bir kişi veya kurul tarafından yürütülmesi açısından önem taşır.
11. Toplantı Tutanağının Hazırlanması ve İtirazların Kaydedilmesi (Madde 32)
Toplantıda alınan tüm kararlar, Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 32. maddesine uygun şekilde tutanağa geçirilmelidir. Toplantı tutanağı, toplantıya katılan maliklerin huzurunda yazılıp imzalanır. Herhangi bir itiraz söz konusu ise bu itirazlar da tutanakta belirtilmelidir.
12. Alınan Kararların ve İşletme Projesinin Tebliği (Madde 32)
Genel kurulda alınan kararlar, toplantıya katılmayan maliklere yazılı olarak tebliğ edilmelidir. Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 32. maddesi, kararların maliklere iletilmesini zorunlu kılar. Bu sayede her kat maliki, kendisine düşen aidat, ortak gider ve avans gibi yükümlülüklerini zamanında öğrenir ve yönetim süreci daha etkin ilerler.
13. Karar Defterinin Tutulması (Madde 32)
Apartman veya site yönetimi için kararların kaydedildiği noter onaylı bir karar defteri tutulmalıdır. Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 32. maddesi, her yıl Ocak ayının sonuna kadar defterin ara tasdikinin yapılmasını öngörür. Yöneticilerin yönetim süreçlerini bu deftere kaydetmesi, ilerleyen dönemde hukuki bir ihtiyaç halinde belgelenebilir bir dayanak oluşturur.
14. Yıl Sonu Kapanış ve Ara Tasdik İşlemleri (Madde 32)
Kullanılmakta olan karar defterinin, yıl sonu kapanışı yapılmalı ve yeni yıl için gerekli noter tasdiki alınmalıdır. Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 32. maddesi gereğince, yıl içinde yeni bir defter açılacaksa, bu defterin noter tarafından tasdiklenmesi zorunludur. Yönetim sürecinin belgelenmesi, şeffaflık ve yasal gereklilikler açısından önemlidir.