Site yönetimi devir teslimi, kat maliklerinin haklarını koruyarak şeffaf bir yönetim anlayışının temel taşıdır. Devir teslim sürecinde yapılacak işlemler ve dikkat edilecek hususlar, ileride çıkabilecek anlaşmazlıkların önlenmesi açısından büyük önem taşır. Bu yazıda, Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) ve diğer ilgili mevzuatlar ışığında, site yönetimlerinde devir teslim işlemlerinin nasıl yapılması gerektiği ayrıntılı bir şekilde ele alınacaktır.
2. Hangi Belgeler Devredilmelidir?
Devir teslim sürecinde, KMK’nın 32. ve 36. maddelerinde belirtilen belgelerin eksiksiz şekilde devredilmesi gerekmektedir. İşte devredilmesi gereken temel belgeler:
- Karar Defteri: Yönetim kurulunun aldığı tüm kararların kayıt altına alındığı defterdir. KMK gereği karar defterinin tutulması ve devredilmesi zorunludur.
- Denetim Defteri: Yönetim ve denetim süreçlerinin şeffaflığı için gerekli belgeler bu defterde bulunur.
- İşletme Defteri: Gelir-gider kayıtlarının yer aldığı defterdir.
- Personel Özlük Dosyaları: İşçi alacakları ve SGK incelemelerinde gerekli olabilecek bu dosyaların eksiksiz olması gerekir.
- Arşivlenmiş Dönemsel Belgeler: Fatura, makbuz, sözleşme gibi evraklar.
- Envanter Listesi: Yönetim binası ve sosyal tesislerdeki demirbaşların listesidir.
3. Belgelerin Saklama Süreleri
Belgelerin saklama süreleri, mevzuata ve belgenin niteliğine göre değişir:
- Vergi Kanunları ve Borçlar Kanunu’na göre: 5 yıl.
- SGK ve işçi alacaklarına ilişkin belgeler: 10 yıl.
- Karar Defteri ve diğer önemli belgeler: KMK’da belirtilen süreler boyunca saklanmalıdır.
Örnek: Bir site yönetiminde işletme defteri, 5 yıllık saklama süresine rağmen, personel özlük dosyaları ve SGK kayıtları en az 10 yıl saklanmalıdır.
4. Devir Teslim Sürecinde Yapılması Gerekenler
- Tutanak Hazırlanması: Devir teslim sırasında, devredilen her bir belge ve malzemenin açıkça belirtildiği bir tutanak hazırlanmalıdır.
- Evrakların Kontrolü: Belgelerin eksiksiz ve düzenli olup olmadığının kontrol edilmesi gerekir.
- Envanter Oluşturulması: Yeni yönetim, eksik olan envanter listesini tamamlamalı ve güncel bir demirbaş dökümü hazırlamalıdır.
- Klasörleme ve Dosyalama: Belgeler, dönemlere göre arşivlenmeli ve düzenli bir şekilde klasörlenmelidir.
5. Örnek Olay
Durum: Bir site yönetiminde yeni yönetim kuruluna devir yapılırken eski yönetimin karar defterinde eksiklik olduğu tespit edilmiştir.
Çözüm: Yeni yönetim, bu durumu tutanakla kayıt altına almış, eksik belgeler için eski yönetime yazılı bildirimde bulunmuştur. Aynı zamanda yeni bir karar defteri başlatarak ileride yaşanabilecek sorunların önüne geçmiştir.
6. Dikkat Edilmesi Gerekenler
- Şeffaflık ve Açıklık: Devir teslim işlemleri, tüm kat maliklerinin bilgisi dahilinde yapılmalıdır.
- Evrakların Tam ve Düzenli Olması: Eksik veya düzensiz belgeler hukuki sorunlara yol açabilir.
- Yeni Yönetimin Eğitimi: Yeni yönetime, belgelerin niteliği ve işleyişi hakkında bilgi verilmelidir.
7. Sonuç
Site yönetimlerinde devir teslim süreci, hukuki ve mali sorumlulukların devamlılığını sağlamak için son derece önemlidir. Kat Mülkiyeti Kanunu’na uygun bir şekilde yapılan devir teslim işlemleri, yönetimlerin güvenilirliğini artırır ve olası anlaşmazlıkların önüne geçer.