Apartman ve site yönetiminde en çok karşılaşılan sorunlardan biri, kat maliklerine veya kiracılara yapılması gereken tebligatlar ve bu tebligatların hukuki geçerliliğidir. Yönetici olarak ortak giderlerin tahsili, toplantı duyuruları, ihtarlar ve icra işlemleri gibi konularda tebligat yapmanız gerekebilir. Ancak bazı maliklerin adresleri bilinmiyor olabilir veya malik tebligattan kaçınmak için iletişim bilgilerini paylaşmıyor olabilir. Bu bölümde, tebligat süreçlerinin nasıl işlediği, maliklerin adreslerine nasıl ulaşılabileceği ve hukuki açıdan dikkat edilmesi gereken hususlar ele alınacaktır.
1. Kat Maliklerine Tebligatın Hukuki Dayanağı
Kat Mülkiyeti Kanunu'na (KMK) göre apartman ve site yönetimi, kat maliklerini ilgilendiren konularda resmi olarak bildirim yapmakla yükümldür. Bu bildirimler genellikle şunları kapsar:
-
Aidat ve ortak gider borçlarının bildirilmesi
-
Genel kurul toplantı duyuruları ve kararları
-
Bakım-onarım masrafları ve tahsilat bildirimleri
-
İhtarnameler ve icra takipleri
-
Yönetici değişikliği, güvenlik ve apartmanla ilgili kararlar
KMK Madde 35, yöneticinin kat maliklerinin bilgilerini toplamak ve resmi tebligatları yapmakla yükümlü olduğunu belirtmektedir.
2. Tebligat Yapmadan Önce Adres Tespiti
Bazı kat maliklerinin adres bilgileri mevcut olmayabilir veya zaman içinde değişebilir. Bu durumda tebligat yapmadan önce maliklerin adresini tespit etmek önemlidir. Aşağıda yöneticilerin malik adreslerini bulabilecekleri kaynaklar yer almaktadır:
A) Tapu Kütüğü Üzerinden Adres Tespiti
-
Tapu Sicil Müdürlüğü'nden, kat maliklerinin tapuda kayıtlı adreslerini talep edebilirsiniz.
-
Yönetici olarak, maliklerin tapudaki adres bilgilerini alabilmek için dilekçe ile başvuru yapabilirsiniz.
B) Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü (NVİ) Üzerinden Adres Bilgisi Sorgulama
-
Maliklerin MERNİS sistemindeki adres kayıtlarını sorgulamak için Nüfus Müdürlüğü'ne başvurabilirsiniz.
-
Adresini bildirmeyen veya yanlış bildiren maliklerin yönetici tarafından uyarılması ve adres bildiriminde bulunmaları gerektiği hatırlatılmalıdır.
C) Muhtarlık Kaydı Sorgulama
-
Eğer kat maliki apartmanda oturuyorsa, muhtarlıktan adres kaydı sorgulaması yapılabilir.
-
Ancak muhtarlık sadece yerleşim yeri (ikamet) adreslerini bildirebilir, tapu sahibi olan ancak farklı bir yerde oturan maliklerin bilgileri burada olmayabilir.
D) Elektrik, Su ve Doğalgaz Abonelikleri Üzerinden Adres Tespiti
-
Malik veya kiracı adına kayıtlı olan elektrik, su, doğalgaz fatura adresleri yönetim tarafından talep edilebilir.
-
Bu bilgileri almak için ilgili abonelik sağlayıcılarına resmi dilekçe ile başvurabilirsiniz.
E) Noter Kayıtları Üzerinden Adres Tespiti
-
Malik, apartman/sitede oturmasa bile noter işlemleri yapmış olabilir. Noterden adres kaydı sorgulaması yapılabilir.
F) E-Devlet Üzerinden Kendi Bilgilerini Güncelleme Talebi
-
Apartman yöneticisi, maliklerden E-Devlet üzerinden adres güncellemelerini yapmalarını talep edebilir.
3. Resmi Tebligat Yöntemleri
Kat maliklerine yapılacak tebligatlar hukuki açıdan geçerli olmalıdır. Telefon mesajı (SMS, WhatsApp vb.) veya sözlü bildirimler resmi tebligat yerine geçmez. Tebligatın hukuki geçerliliği için şu yöntemler kullanılmalıdır:
A) Noter İhtarname Gönderimi
-
En güvenilir yöntemdir. Noter aracılığıyla ihtarname göndererek, tebliğ edildiğini belgelendirebilirsiniz.
B) PTT İadeli Taahhütlü Tebligat
-
Kat malikinin bilinen adresine PTT üzerinden iadeli taahhütlü mektup göndererek resmi tebligat yapabilirsiniz.
C) Elektronik Tebligat Sistemi (UETS)
-
Eğer malik bir şirket ise, UETS (Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi) üzerinden tebligat yapılabilir.
D) İlânen Tebligat
-
Eğer malikin bilinen bir adresi yoksa, yerel bir gazetede yayımlanarak tebligat yapılabilir.
-
Kat Mülkiyeti Kanunu’na göre ilânen tebligat ancak diğer yöntemlerle ulaşım sağlanamıyorsa mümkündür.
4. Tebligat Yapılamıyorsa Ne Olur?
Eğer kat maliki tebligattan kaçınıyor veya adres bilgisi bulunamıyorsa, şu adımlar uygulanmalıdır:
-
Genel Kurul Kararı ile İlan Yapılması: Apartman yönetim panosuna tebligat duyurusu asılarak bildirim yapılabilir.
-
İlânen Tebligat Yapılması: Yerel gazetede ilan vererek maliklere duyuru yapılabilir.
-
İcra Süreci Başlatılması: Malik aidat veya borçlarını ödemiyorsa, avukat aracılığıyla icra takibi başlatılabilir.
-
Mahkemeye Başvurulması: Eğer malik yönetimi engelliyor veya hukuki süreçleri aksatıyorsa, sulh hukuk mahkemesine başvurulabilir.